Accéder à ses fichiers depuis plusieurs appareils ou partager ses documents avec des tiers est devenu une nécessité autant qu’une facilité. Parallèlement, certaines données médicales se doivent de rester parfaitement confidentielles et en ce sens, il est possible de recourir au processus de la synchronisation sécurisé de fichiers afin de garder un contrôle total sur ces informations.
Définition et principe
La synchronisation de fichiers et de répertoires est un processus qui permet de mutualiser les informations stockées sur un serveur, en copiant ces dernières à deux endroits ou plus, à la fois ! À l’instar du cloud, les données sont ainsi répertoriées sur un emplacement commun, qui permet, entre autres, à tous les postes informatiques d’un hôpital d’avoir accès à la moindre modification de données en temps réel.
À titre d’exemple, si un utilisateur ajoute les informations relatives à un nouveau patient dans la base de données de l’hôpital à partir de son ordinateur, tous les postes informatiques reliés au réseau recevront ce changement instantanément. Cependant, afin de pouvoir modifier à sa convenance les informations du serveur, la personne en question doit en avoir le droit. Cet accès est restreint et conféré aux utilisateurs de confiance, qualifiés pour interagir avec la base de données d’informations sensibles.
Par ailleurs, on différencie la synchronisation unidirectionnelle de la synchronisation bidirectionnelle. Dans un premier temps, la synchronisation unidirectionnelle signifie qu’une seule personne est en mesure de modifier, d’ajouter ou de supprimer un fichier sur le serveur. Les utilisateurs ayant accès au répertoire de fichiers pourront constater le changement opéré et le consulter, mais ne pourront en aucun cas le modifier. La synchronisation bidirectionnelle, au contraire, implique que :
- Plusieurs utilisateurs sont concernés ;
- Ils peuvent ajouter, supprimer ou modifier un fichier librement ;
- Ce fichier est visible par l’ensemble des collaborateurs.
Avantages de la synchronisation pour les professionnels
Une structure médicale peut choisir d’opter pour une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires pour plusieurs raisons. Voici les principaux avantages qu’un tel procédé comporte.
Simplicité
Tout d’abord, la synchronisation de fichiers et de répertoires représente un gain de temps non négligeable en ce qui concerne la communication entre les différentes entités médicales. En effet, les données sont transférées directement sur un seul et même serveur, ce qui facilite les échanges d’informations entre les différents secteurs d’un hôpital.
Le personnel du bâtiment est ainsi à même de connaître en temps réel les éventuels changements, l’amenant à être d’autant plus performant et réactif !
Disponibilité
Les données sont disponibles en temps réel grâce à la synchronisation de fichiers et de répertoires. De plus, le fait que l’intégralité des données sensibles soit stockée sur un data center externe à la structure hospitalière :
- Protège l’établissement contre les éventuelles pertes de données ;
- Sécurise un maximum ces dernières ;
- Garantit leur confidentialité en tout état de cause.
Ainsi, en cas d’incendie, de panne ou d’un tout autre problème qui aurait endommagé les sauvegardes, les données sensibles restent disponibles à tout moment !
Travail multi site
Plusieurs hôpitaux peuvent partager entre eux des données sans aucun problème de distance ni de délai, grâce à une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires. De cette manière, toutes sortes de possibilités et de méthodes de travail sont envisageables.
Afin de vous faire une idée plus précise, un médecin qui se rend à l’étranger ou en déplacement peut continuer à s’informer de l’état de santé actuel de l’un de ses patients s’il le souhaite. En effet, il est également possible d’avoir accès aux informations tenues à jour à partir d’un terminal mobile à l’image :
- D’un smartphone ;
- D’un PDA ;
- D’une tablette, etc.
Ainsi, l’information parvient directement jusqu’à l’intéressé en un court laps de temps et permet au professionnel d’envisager à distance une éventuelle intervention s’il trouve la situation de son patient trop préoccupante. La synchronisation de fichiers ne s’arrête pas seulement à l’ordinateur et représente donc une véritable source de mobilité.
Collaboration
La collaboration entre différents interlocuteurs professionnels n’a jamais été aussi poussée et intuitive qu’avec un outil utilisant la synchronisation de fichiers et de répertoires, du fait qu’il rassemble tous les fichiers en un même endroit et permette d’interagir facilement en notifiant les éventuels changements. La grande réactivité permise par ce système collaboratif basé sur le cloud en fait l’un des plus grands atouts de la solution.
Partager des fichiers entre plusieurs postes personnels ou avec d’autres intervenants
Le processus de synchronisation de fichiers et de répertoires octroie la possibilité de partager des fichiers sensibles en interne à tous les postes informatiques souhaités ou bien directement entre plusieurs établissements.
En effet, certaines informations à caractère plus général (transfert d’un patient d’un hôpital à un autre, etc.) peuvent être ainsi directement partagées entre les structures grâce à ce type de solution. Les paramètres d’accessibilité sont par ailleurs définis par le modérateur qui laisse la possibilité ou non aux employés de pouvoir consulter et éventuellement ajouter, supprimer ou modifier les données.
Présentation de la synchronisation intégrée à WeDrop
WeDrop est une solution de travail collaborative proposée aux entreprises et établissements professionnels à l’image des hôpitaux. L’outil inclut un logiciel de synchronisation de fichiers et de répertoires, destiné à faciliter les échanges internes et externes d’une structure professionnelle. Il s’agit de WeDrop Synchro et, pour ce faire, il présente une interface ergonomique à partir de laquelle vous pouvez consulter les fichiers mis à jour dans la base de données.
De plus, il est possible de modifier, d’ajouter un nouveau fichier ou d’en supprimer un, selon le niveau d’autorisation octroyé. Grâce à WeDrop Synchro, l’accès au serveur de chaque utilisateur est paramétrable afin de garder un contrôle total et une sécurisation permanente de vos données confidentielles.
Olivier CARRE
Directeur Marketing et Commercial – DropCloud
