Le partage de fichiers pour les professionnels de santé, trois façons de procéder

La révolution numérique a radicalement modifié notre manière de travailler. En quelques années, nous sommes passés d’une unité de lieu, de temps et d’action à une souplesse inédite. Au triplé bureau, journée de travail, casier de dossiers a succédé un concept multiforme, basé sur la mobilité, la dématérialisation et l’accès illimité. De plus, nous échangeons continuellement une quantité croissante de données. Comment pouvons-nous dès lors, au sein de nos structures de santé, concilier la multiplication et l’élargissement des interactions ? Comment échanger nos données de manière sûre et efficace ?

Travailler autrement

Les entreprises de santé sont concernées, comme les autres, par cette mutation du travail. Leurs salariés, et singulièrement ceux qui occupent des fonctions administratives, ne passent plus leurs journées au bureau devant le même ordinateur. Nombreux sont ceux qui choisissent le télétravail, phénomène amplifié par la crise sanitaire. Les dirigeants d’entreprise savent désormais les avantages qu’ils peuvent tirer de cette situation nouvelle. Le télétravail permet, bien sûr, de lutter efficacement contre la pandémie, surtout au sein des structures de santé où le virus est susceptible de circuler. En ces temps d’intense investissement des professionnels de santé, cette précaution s’impose ici plus qu’ailleurs. Mais les avantages du télétravail ne sont pas liés au seul Covid-19. Il permet aussi une gestion souple des ressources humaines. Les salariés, épargnés par les problématiques de transport, sont plus disponibles.

De plus, la continuité du travail est assurée en toutes circonstances. Les salariés apprécient le télétravail, qui facilite la gestion de leur quotidien. Il allège aussi les horaires la journée en éliminant la problématique du transport. Par ailleurs, le télétravail met en valeur leur capacité à travailler de manière autonome. Plus détendu, plus serein, le travail est aussi plus productif. Outre le télétravail, les salariés peuvent sortir de l’enceinte de l’entreprise pour de multiples raisons : formation, réunions, etc.

La mobilité des salariés implique une nouvelle manière de travailler. Les supports, PC, portable, smartphone se multiplient, s’adaptant aux lieux et aux circonstances. Dès lors, comment travailler en équipe lorsque la distance nous sépare ? Ainsi, comment gérer ses dossiers depuis chez soi ou l’autre bout du pays sans transporter des tonnes de papiers, clés USB, disques durs… Sans compter qu’il faut pouvoir à tout instant retrouver n’importe quel document pour le communiquer à un patient, un collègue ou un fournisseur. Désormais, la mise en place d’un process de partage de fichiers devient incontournable.

Le partage de fichiers, une pratique incontournable pour les professionnels de santé

Il existe, bien sûr, plusieurs manières de procéder. La première d’entre elles, et également la plus ancienne, est l’utilisation d’une boîte mail. Toutefois, cette solution ne permet pas de gérer des fichiers volumineux, telle l’imagerie médicale.

La mise en place d’un intranet est également possible, mais elle offre des fonctionnalités limitées. Si elle s’avère satisfaisante au sein même de la structure médicale, elle ne permet pas de partager des documents avec des personnes extérieures. De plus, dans le cadre du télétravail, l’accès à l’intranet est très compliqué pour le salarié et nécessite l’usage d’un VPN. Or, pour les professionnels de santé, l’intérêt du partage de fichiers réside surtout dans la possibilité de partager des documents avec des personnes extérieures, collègues, laboratoires, hôpitaux et patients.

Dès lors, la meilleure solution est d’utiliser une plateforme spécialisée dans le partage de fichiers. Ces applications proposent des options de partage très larges et particulièrement performantes. Leur fonctionnement repose sur un stockage en ligne et sur des serveurs distants. Dès lors, vos documents sont disponibles à tout moment et depuis n’importe quel point d’accès internet. Vos collaborateurs peuvent les consulter et les partager grâce à l’application, qu’ils soient sur PC ou tablette, qu’ils utilisent Android ou Mac OS. Avantage majeur, ce système permet de partager très simplement un document avec une personne extérieure. Ainsi, vous pouvez communiquer des résultats à vos patients ou à vos collègues et alimenter un espace patient.

Dans ce domaine innovant, l’offre de service est vaste. Il ne faut pas s’y tromper. Au moment de choisir votre plateforme de partage de fichiers, vous devez penser sécurité et ergonomie.

Trois façons de partage de fichiers avec WeDrop Santé

La plateforme de partage de documents WeDrop répond aux normes les plus exigeantes en matière de sécurité des données de santé. Elle est certifiée ISO27001 HDS, norme propre aux hébergeurs de données de santé. Vous pouvez donc, en toute tranquillité, partager vos fichiers de trois manières différentes.

• La première, rapide et efficace est l’envoi par mail. Elle s’applique uniquement aux fichiers de faible volume.
• La seconde est l’invitation. Elle vous permet d’inviter des personnes à accéder à tout ou partie de vos dossiers stockés en ligne. Pour chaque invité, vous pouvez définir un statut et des droits grâce à l’interface de gestion : manager, contributeur, lecteur. Grâce à un login et un mot de passe, votre interlocuteur va pouvoir se connecter et consulter les répertoires ou fichiers que vous lui ouvrez. Il peut, selon ses droits, modifier ou transférer ces fichiers. Le statut de lecteur permet une simple consultation des documents. C’est un outil idéal pour communiquer des résultats médicaux à un patient. Les statuts sont modifiables à tout moment.
• Enfin, vous pouvez utiliser l’accès par permalien. Il vous suffit pour cela d’envoyer un lien à votre interlocuteur. Ce lien peut être public ou protégé par un mot de passe. Vous pouvez à votre convenance l’activer ou le désactiver, ou encore le supprimer.

Le partage de fichiers en ligne WeDrop est facile, très sécurisé et très pratique. Il s’adapte immédiatement à vos besoins, grâce à une console d’administration ergonomique.