Dans le domaine de la santé, le suivi de dossier est crucial. Pour chaque patient, les professionnels de santé doivent pouvoir consulter l’ensemble des documents retraçant sa prise en charge. Dans cette optique, la synchronisation de fichier s’impose comme l’outil idéal pour centraliser ces informations.
La synchronisation de fichier, comment ça marche ?
La synchronisation de fichier est un processus informatique qui permet de mettre à jour automatiquement des dossiers présents dans différents espaces de stockage. Le contenu de ces espaces est donc toujours identique, sans qu’il soit besoin d’intervenir. Ainsi, les différents utilisateurs du dossier auront en permanence la même version des documents à disposition. Modifications, ajouts, suppressions se reportent sur le dossier. Celui-ci est disponible à partir de tous les appareils connectés au logiciel de synchronisation.
Comment maintenir les fichiers synchronisés en temps réel ?
La synchronisation de fichiers peut s’opérer de deux manières. Sa mise en œuvre peut passer par l’utilisation d’un logiciel de synchronisation, reliant un ou plusieurs ordinateurs au moyen d’un réseau privé ou d’internet. Chacun possède alors son propre espace de stockage. Il est synchronisé avec les autres au fur et à mesure des modifications. Ainsi, un téléchargement opéré par une secrétaire médicale dans son espace de stockage apparaîtra immédiatement dans le dossier adéquat sur l’ordinateur du médecin. La seconde solution consiste à utiliser une application de synchronisation, doublée d’un espace de stockage en ligne. Pour accéder à cet espace, il suffit d’avoir téléchargé l’application et d’être connecté à internet. L’accès au dossier peut se faire à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Il suffit de disposer d’un compte utilisateur et d’un mot de passe.
Une gestion plus efficace pour les professions de santé
Pour poser le bon diagnostic ou informer correctement un patient, il importe de pouvoir consulter à tout moment l’ensemble des éléments d’un dossier médical. La synchronisation de fichier représente en la matière un gain de temps considérable.
À tout moment, le praticien peut avoir accès aux derniers bilans et examens du patient, et les comparer facilement avec les documents plus anciens. Cette centralisation représente un réel gain d’efficacité, tant dans votre pratique professionnelle que dans la gestion administrative de votre structure de santé. Le médecin peut immédiatement consulter tout document dont il aurait besoin, sans passer par le secrétariat médical. Le secrétariat peut, de son côté, gérer efficacement le dossier administratif et médical du client.
Par ailleurs, la synchronisation de fichier représente un atout majeur en matière de sécurité. Cet élément est très important, car dans le domaine de la santé, la confidentialité et la sécurisation des informations sont cruciales. Or les dossiers sauvegardés se trouvent de fait à l’abri d’un problème matériel ou informatique sur l’un des appareils utilisés. De plus, il est possible de sécuriser l’espace de stockage au moyen de différents protocoles d’accès. Enfin, des sauvegardes régulières, programmées selon vos besoins, vous garantiront contre toute perte définitive de documents.
Comment choisir son logiciel de synchronisation de fichier ?
Il existe, sur le marché, de très nombreuses offres de logiciels de synchronisation de fichier. Cependant, les services qu’elles offrent ne se valent pas tous. C’est pourquoi, avant de choisir le vôtre, il vous faut envisager leurs différents avantages et inconvénients.
Dans un premier temps, il faut bien sûr considérer les critères s’appliquant à tous les logiciels. Coût, rapidité, ergonomie, compatibilité, fiabilité sont bien sûr très importants. Il existe toutefois des exigences plus spécifiques. Parmi celles-ci, la capacité de stockage proposée doit correspondre à vos besoins. Les protocoles de sécurité proposée doivent également correspondre aux exigences de confidentialité, très importantes dans le domaine de la santé.
De plus, tous les logiciels ne proposent pas des capacités collaboratives étendues. Il faut donc bien s’assurer du nombre de comptes utilisateurs autorisé, ainsi que du nombre de comptes invité. Ceux-ci peuvent en effet permettre à vos patients de consulter leurs documents. Les options de partages étendues sont également intéressantes. Elles permettent de partager un fichier ou un dossier, avec ou sans autorisation de modification. Enfin, l’interface administrateur doit offrir une prise en main facile, intuitive et riche en possibilités.
WeDrop santé, la solution DropCloud pour les professionnels
L’application WeDrop santé de DropCloud est une solution simple et efficace de synchronisation de fichiers, spécialement conçue pour les professionnels de santé. Tous les fichiers partagés sont consultables en ligne, vous n’avez pas besoin de les télécharger. Vous pouvez y avoir accès à partir de n’importe quel appareil si vous disposez d’un compte utilisateur ou d’un compte invité. Vous pouvez également éditer des liens de partage, et interrompre ou réactiver ce lien à tout moment.
WeDrop santé offre également la possibilité de personnaliser votre interface et d’y associer un nom de domaine. Logo, couleur, charte graphique, votre WeDrop santé porte l’identité visuelle de votre entreprise. De plus, WeDrop vous offre la possibilité de créer votre propre espace patient, également personnalisable. Il permettra à vos patients d’obtenir rapidement, sans se déplacer, résultats, ordonnances et comptes-rendus.
Par ailleurs, la console d’administration est simple et ergonomique. Elle permet de gérer efficacement les comptes utilisateurs et les comptes des patients. Vous pouvez également régler les paramètres de votre WeDrop santé en fonction de vos besoins, et l’adapter à vos exigences de sécurité. Vous bénéficiez de plus d’une connexion sécurisée SSl 128 bits et d’un support technique par téléphone et par mail. WeDrop santé représente donc une solution complète de synchronisation et de partage de fichiers pour les professionnels de santé.
Olivier CARRE
Directeur Marketing et Commercial – DropCloud
