Accéder à ses fichiers depuis plusieurs appareils ou partager ses documents avec des tiers est devenu une nécessité autant qu’une facilité. Parallèlement, certaines données médicales se doivent de rester parfaitement confidentielles et en ce sens, il est possible de recourir au processus de la synchronisation sécurisé de fichiers afin de garder un contrôle total sur ces informations.

Définition et principe

La synchronisation de fichiers et de répertoires est un processus qui permet de mutualiser les informations stockées sur un serveur, en copiant ces dernières à deux endroits ou plus, à la fois ! À l’instar du cloud, les données sont ainsi répertoriées sur un emplacement commun, qui permet, entre autres, à tous les postes informatiques d’un hôpital d’avoir accès à la moindre modification de données en temps réel.

À titre d’exemple, si un utilisateur ajoute les informations relatives à un nouveau patient dans la base de données de l’hôpital à partir de son ordinateur, tous les postes informatiques reliés au réseau recevront ce changement instantanément. Cependant, afin de pouvoir modifier à sa convenance les informations du serveur, la personne en question doit en avoir le droit. Cet accès est restreint et conféré aux utilisateurs de confiance, qualifiés pour interagir avec la base de données d’informations sensibles.

Par ailleurs, on différencie la synchronisation unidirectionnelle de la synchronisation bidirectionnelle. Dans un premier temps, la synchronisation unidirectionnelle signifie qu’une seule personne est en mesure de modifier, d’ajouter ou de supprimer un fichier sur le serveur. Les utilisateurs ayant accès au répertoire de fichiers pourront constater le changement opéré et le consulter, mais ne pourront en aucun cas le modifier. La synchronisation bidirectionnelle, au contraire, implique que :

• Plusieurs utilisateurs sont concernés ;
• Ils peuvent ajouter, supprimer ou modifier un fichier librement ;
• Ce fichier est visible par l’ensemble des collaborateurs.

Avantages de la synchronisation pour les professionnels

Une structure médicale peut choisir d’opter pour une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires pour plusieurs raisons. Voici les principaux avantages qu’un tel procédé comporte.

Simplicité

Tout d’abord, la synchronisation de fichiers et de répertoires représente un gain de temps non négligeable en ce qui concerne la communication entre les différentes entités médicales. En effet, les données sont transférées directement sur un seul et même serveur, ce qui facilite les échanges d’informations entre les différents secteurs d’un hôpital.
Le personnel du bâtiment est ainsi à même de connaître en temps réel les éventuels changements, l’amenant à être d’autant plus performant et réactif !

Disponibilité

Les données sont disponibles en temps réel grâce à la synchronisation de fichiers et de répertoires. De plus, le fait que l’intégralité des données sensibles soit stockée sur un data center externe à la structure hospitalière :

• Protège l’établissement contre les éventuelles pertes de données ;
• Sécurise un maximum ces dernières ;
• Garantit leur confidentialité en tout état de cause.

Ainsi, en cas d’incendie, de panne ou d’un tout autre problème qui aurait endommagé les sauvegardes, les données sensibles restent disponibles à tout moment !

Travail multi site

Plusieurs hôpitaux peuvent partager entre eux des données sans aucun problème de distance ni de délai, grâce à une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires. De cette manière, toutes sortes de possibilités et de méthodes de travail sont envisageables.
Afin de vous faire une idée plus précise, un médecin qui se rend à l’étranger ou en déplacement peut continuer à s’informer de l’état de santé actuel de l’un de ses patients s’il le souhaite. En effet, il est également possible d’avoir accès aux informations tenues à jour à partir d’un terminal mobile à l’image :

• D’un smartphone ;
• D’un PDA ;
• D’une tablette, etc.

Ainsi, l’information parvient directement jusqu’à l’intéressé en un court laps de temps et permet au professionnel d’envisager à distance une éventuelle intervention s’il trouve la situation de son patient trop préoccupante. La synchronisation de fichiers ne s’arrête pas seulement à l’ordinateur et représente donc une véritable source de mobilité.

Collaboration

La collaboration entre différents interlocuteurs professionnels n’a jamais été aussi poussée et intuitive qu’avec un outil utilisant la synchronisation de fichiers et de répertoires, du fait qu’il rassemble tous les fichiers en un même endroit et permette d’interagir facilement en notifiant les éventuels changements. La grande réactivité permise par ce système collaboratif basé sur le cloud en fait l’un des plus grands atouts de la solution.

Partager des fichiers entre plusieurs postes personnels ou avec d’autres intervenants

Le processus de synchronisation de fichiers et de répertoires octroie la possibilité de partager des fichiers sensibles en interne à tous les postes informatiques souhaités ou bien directement entre plusieurs établissements.

En effet, certaines informations à caractère plus général (transfert d’un patient d’un hôpital à un autre, etc.) peuvent être ainsi directement partagées entre les structures grâce à ce type de solution. Les paramètres d’accessibilité sont par ailleurs définis par le modérateur qui laisse la possibilité ou non aux employés de pouvoir consulter et éventuellement ajouter, supprimer ou modifier les données.

Présentation de la synchronisation intégrée à WeDrop

WeDrop est une solution de travail collaborative proposée aux entreprises et établissements professionnels à l’image des hôpitaux. L’outil inclut un logiciel de synchronisation de fichiers et de répertoires, destiné à faciliter les échanges internes et externes d’une structure professionnelle. Il s’agit de WeDrop Synchro et, pour ce faire, il présente une interface ergonomique à partir de laquelle vous pouvez consulter les fichiers mis à jour dans la base de données.

De plus, il est possible de modifier, d’ajouter un nouveau fichier ou d’en supprimer un, selon le niveau d’autorisation octroyé. Grâce à WeDrop Synchro, l’accès au serveur de chaque utilisateur est paramétrable afin de garder un contrôle total et une sécurisation permanente de vos données confidentielles.

Dans le domaine de la santé, le suivi de dossier est crucial. Pour chaque patient, les professionnels de santé doivent pouvoir consulter l’ensemble des documents retraçant sa prise en charge. Dans cette optique, la synchronisation de fichier s’impose comme l’outil idéal pour centraliser ces informations.

La synchronisation de fichier, comment ça marche ?

La synchronisation de fichier est un processus informatique qui permet de mettre à jour automatiquement des dossiers présents dans différents espaces de stockage. Le contenu de ces espaces est donc toujours identique, sans qu’il soit besoin d’intervenir. Ainsi, les différents utilisateurs du dossier auront en permanence la même version des documents à disposition. Modifications, ajouts, suppressions se reportent sur le dossier. Celui-ci est disponible à partir de tous les appareils connectés au logiciel de synchronisation.

Comment maintenir les fichiers synchronisés en temps réel ?

La synchronisation de fichiers peut s’opérer de deux manières. Sa mise en œuvre peut passer par l’utilisation d’un logiciel de synchronisation, reliant un ou plusieurs ordinateurs au moyen d’un réseau privé ou d’internet. Chacun possède alors son propre espace de stockage. Il est synchronisé avec les autres au fur et à mesure des modifications. Ainsi, un téléchargement opéré par une secrétaire médicale dans son espace de stockage apparaîtra immédiatement dans le dossier adéquat sur l’ordinateur du médecin. La seconde solution consiste à utiliser une application de synchronisation, doublée d’un espace de stockage en ligne. Pour accéder à cet espace, il suffit d’avoir téléchargé l’application et d’être connecté à internet. L’accès au dossier peut se faire à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Il suffit de disposer d’un compte utilisateur et d’un mot de passe.

Une gestion plus efficace pour les professions de santé

Pour poser le bon diagnostic ou informer correctement un patient, il importe de pouvoir consulter à tout moment l’ensemble des éléments d’un dossier médical. La synchronisation de fichier représente en la matière un gain de temps considérable.

À tout moment, le praticien peut avoir accès aux derniers bilans et examens du patient, et les comparer facilement avec les documents plus anciens. Cette centralisation représente un réel gain d’efficacité, tant dans votre pratique professionnelle que dans la gestion administrative de votre structure de santé. Le médecin peut immédiatement consulter tout document dont il aurait besoin, sans passer par le secrétariat médical. Le secrétariat peut, de son côté, gérer efficacement le dossier administratif et médical du client.

Par ailleurs, la synchronisation de fichier représente un atout majeur en matière de sécurité. Cet élément est très important, car dans le domaine de la santé, la confidentialité et la sécurisation des informations sont cruciales. Or les dossiers sauvegardés se trouvent de fait à l’abri d’un problème matériel ou informatique sur l’un des appareils utilisés. De plus, il est possible de sécuriser l’espace de stockage au moyen de différents protocoles d’accès. Enfin, des sauvegardes régulières, programmées selon vos besoins, vous garantiront contre toute perte définitive de documents.

Comment choisir son logiciel de synchronisation de fichier ?

Il existe, sur le marché, de très nombreuses offres de logiciels de synchronisation de fichier. Cependant, les services qu’elles offrent ne se valent pas tous. C’est pourquoi, avant de choisir le vôtre, il vous faut envisager leurs différents avantages et inconvénients.

Dans un premier temps, il faut bien sûr considérer les critères s’appliquant à tous les logiciels. Coût, rapidité, ergonomie, compatibilité, fiabilité sont bien sûr très importants. Il existe toutefois des exigences plus spécifiques. Parmi celles-ci, la capacité de stockage proposée doit correspondre à vos besoins. Les protocoles de sécurité proposée doivent également correspondre aux exigences de confidentialité, très importantes dans le domaine de la santé.

De plus, tous les logiciels ne proposent pas des capacités collaboratives étendues. Il faut donc bien s’assurer du nombre de comptes utilisateurs autorisé, ainsi que du nombre de comptes invité. Ceux-ci peuvent en effet permettre à vos patients de consulter leurs documents. Les options de partages étendues sont également intéressantes. Elles permettent de partager un fichier ou un dossier, avec ou sans autorisation de modification. Enfin, l’interface administrateur doit offrir une prise en main facile, intuitive et riche en possibilités.

WeDrop santé, la solution DropCloud pour les professionnels

L’application WeDrop santé de DropCloud est une solution simple et efficace de synchronisation de fichiers, spécialement conçue pour les professionnels de santé. Tous les fichiers partagés sont consultables en ligne, vous n’avez pas besoin de les télécharger. Vous pouvez y avoir accès à partir de n’importe quel appareil si vous disposez d’un compte utilisateur ou d’un compte invité. Vous pouvez également éditer des liens de partage, et interrompre ou réactiver ce lien à tout moment.

WeDrop santé offre également la possibilité de personnaliser votre interface et d’y associer un nom de domaine. Logo, couleur, charte graphique, votre WeDrop santé porte l’identité visuelle de votre entreprise. De plus, WeDrop vous offre la possibilité de créer votre propre espace patient, également personnalisable. Il permettra à vos patients d’obtenir rapidement, sans se déplacer, résultats, ordonnances et comptes-rendus.

Par ailleurs, la console d’administration est simple et ergonomique. Elle permet de gérer efficacement les comptes utilisateurs et les comptes des patients. Vous pouvez également régler les paramètres de votre WeDrop santé en fonction de vos besoins, et l’adapter à vos exigences de sécurité. Vous bénéficiez de plus d’une connexion sécurisée SSl 128 bits et d’un support technique par téléphone et par mail. WeDrop santé représente donc une solution complète de synchronisation et de partage de fichiers pour les professionnels de santé.

Le partage de données de santé est désormais une pratique incontournable pour les professionnels de santé. Il s’est largement imposé avec la crise de la Covid-19 et l’élargissement du télétravail. Et même en dehors de cela, cette pratique présente de nombreux atouts pour les professionnels de santé appelés à se déplacer… Dès lors, comment faire pour qu’ils aient partout accès à tous leurs dossiers de manière sécurisée ?

Partage de fichiers de santé et sécurité

Le partage de fichiers présente aussi de nombreux avantages. Au sein d’un laboratoire ou un hôpital, il permet de gagner du temps. Chaque professionnel de santé peut accéder, sans déranger ses collègues, aux dossiers dont il a besoin. Ceux qui travaillent sur un même projet ont à tout moment accès à la totalité des documents qui s’y rapportent. En effet, le partage de fichiers assure efficacité et fluidité dans la gestion de projet.

Autre avantage, il n’est pas nécessaire de se trouver au sein de l’établissement de santé pour avoir accès à ces documents. D’ailleurs il est possible de les consulter à partir de n’importe quel point d’accès internet, à tout moment et partout dans le monde, si l’on dispose des codes d’accès nécessaires. Mais cette extrême souplesse présente aussi des dangers. Elle expose en effet les données professionnelles, qui sont hautement confidentielles, à toute sorte de menaces. Les systèmes connectés sont évidemment sensibles à des cyberattaques, mais ce n’est pas le seul risque. Les fuites de données sont souvent accidentelles. Selon l’Institut Ponemon, c’était même le cas pour 53 % d’entre elles en 2017. Problème technique, négligence, utilisation d’outils non sécurisés… les raisons sont multiples. En 2016, plus de la moitié des entreprises françaises auraient ainsi perdu des données.

Les pratiques dangereuses pour les données de santé

Dans le cadre professionnel, deux pratiques sont particulièrement à proscrire. La première, nommée Shadow IT, consiste pour les salariés à utiliser des systèmes d’information et de communication non validés par la direction informatique. Selon certaines études, ils seraient 80 % à pratiquer le Shadow IT. Ainsi un tiers des applications utilisées en entreprises seraient concernées. Si les salariés agissent ainsi, c’est souvent par ignorance, faute de sensibilisation à la sécurité numérique. Par ailleurs, leur entreprise ne leur propose pas toujours de solution satisfaisante en matière de partage de données. Ils croient donc bien faire en utilisant leurs propres solutions : sites de stockage, messageries, réseaux sociaux…

Autre pratique potentiellement dangereuse, le BYOD ou « bring your own device ». On désigne ainsi l’utilisation d’équipements informatiques personnels dans un cadre professionnel. Le télétravail favorise davantage ce type de pratique.

Le partage sécurisé avec WeDrop santé

Faut-il pour autant renoncer au partage de fichier ? La question, à l’heure actuelle, ne se pose plus vraiment, tant cette pratique est devenue nécessaire. Mais elle ne doit pas être subie par l’entreprise, qui doit reprendre la main sur les pratiques de partage. En premier lieu, c’est aux responsables, et non aux salariés, de choisir la plateforme de partage la mieux adaptée. Conseillés, bien sûr, par leurs services informatiques.

Pour cela, WeDrop santé met à votre disposition un éventail très complet d’applications de partage et de stockage de données. Les solutions WeDrop permettront à vos salariés de pratiquer le partage de fichier en toute sécurité. Dossiers, fichiers volumineux, images, vidéos, WeDrop permet de partager vos données sans limite de taille, ce que n’autorise pas une messagerie classique. Ainsi, chaque participant à un projet peut ajouter ou télécharger un fichier et partager des fichiers avec des tiers. Il reçoit une notification à chaque mise à jour, et peut même poster de commentaires. Ce processus est entièrement sécurisé. DropCloud utilise en effet un protocole HTTPS, les informations sont cryptées de bout en bout.

Le partage via DropCloud santé est bien plus sécurisé que par messagerie, et vous ne risquez pas d’erreur de destinataire. DropCloud santé est en effet certifié ISO27001 et même HDS (hébergeur de données de santé), et vous offre donc toutes les garanties nécessaires. De plus, toutes les connexions s’opèrent par authentification forte. Selon ce principe, l’identification par mot de passe est doublée de l’envoi d’un email ou d’un SMS. Nulle raison, donc, de se priver du travail collaboratif et du partage de fichiers !

Des solutions pour tablettes et smartphone

Et la mobilité, alors ? La sécurité implique-t-elle de renoncer à l’usage de nos appareils mobiles, si pratiques en déplacement ? Mieux vaut veiller à ce que vos salariés utilisent des appareils mobiles uniquement dédiés à leur activité professionnelle. Mais quoi qu’il en soit, avec DropCloud santé, le partage de fichier de santé s’adaptera parfaitement à ce format. DropCloud est en effet une solution responsive, qui s’adapte à tous les supports numériques, et notamment les tablettes et les smartphones. Vous pouvez également utiliser l’application WeDrop santé, accessible gratuitement avec notre offre de partage. Elle est également disponible pour Android et pour iOS Apple. Elle permet de naviguer dans l’arborescence de vos classeurs, de visualiser les documents bureautiques et médias, de partager et d’inviter un tiers, et enfin de télécharger un document pour le consulter hors ligne.

Grâce à WeDrop Synchro santé, intégré à votre compte WeDrop santé, tous vos documents seront automatiquement synchronisés et disponibles sur vos différents terminaux. Ainsi, vous pouvez vous rendre en réunion muni d’une simple tablette ; vous aurez tous vos dossiers à portée de main. Ensuite grâce à votre smartphone, vous pourrez les consulter à tout moment, même si vous disposez de peu de temps et d’espace. Et cela, bien sûr, en toute sécurité.

Les professionnels de santé ont-ils réellement besoin d’une plateforme de partage de documents ? De fait, à l’heure de la digitalisation totale des échanges, cet outil est devenu indispensable pour toutes les entreprises. Stockage, sécurité, partage exigent de nouvelles pratiques. La pratique médicale implique l’usage de documents volumineux, qui voyagent plus que jamais par le biais d’internet. Le télétravail et les précautions sanitaires encouragent ce type d’échange.

Dès lors, le traitement des documents, souvent confidentiels, des professionnels de santé doit faire l’objet d’un soin extrême. Un dossier médical, un fichier de patientèle ne doivent pas circuler sans contrôle via des applications plus ou moins sûres. Il est capital d’utiliser une plateforme de stockage et de partage hautement sécurisée pour ces échanges ; échanges internes, entre collègues ou collaborateurs en télétravail ou en déplacement, mais aussi échanges externes avec vos patients comme avec vos fournisseurs.

Stockage et accès en ligne à vos fichiers

Dès lors, il vous faut mettre en œuvre une solution de stockage de vos dossiers numériques adaptée. Outre un stockage local au sein de votre structure de santé, nécessaire mais non suffisant, vous devez envisager le recours à un stockage distant. Cette redondance garantit la préservation de vos documents. Le serveur distant permet de plus de mettre en œuvre des solutions d’accès et de partage pour tous vos collaborateurs, présents ou non sur votre site. WeDrop vous propose une solution de stockage distant accessible vingt-quatre heures sur vingt-quatre. Nos serveurs sécurisés sont situés en France. De plus, WeDrop est certifié ISO 27001-HDS. Cette norme propre aux hébergeurs de données de santé vous garantit une sécurité optimale.

En choisissant WeDrop, vous pouvez à tout moment accéder à vos fichiers grâce à notre application pour PC, tablette et smartphone. Son interface ergonomique et simple vous permet d’organiser vos dossiers de manière efficace, grâce à une arborescence détaillée. Chaque document peut être signalé comme copié, téléchargé, commenté, déplacé, etc. Par ailleurs, il n’est pas nécessaire de télécharger vos documents pour les lire. Vous pouvez les consulter en ligne, qu’ils utilisent un format Word, Excel, PowerPoint, PDF, Autocad, audio ou image. Inversement, télécharger des fichiers ou même des répertoires vers votre espace en ligne ne vous prendra que quelques secondes.

Partage de fichiers en ligne et gestion des droits

Avec le stockage en ligne, le partage devient un jeu d’enfant ! Même les dossiers les plus lourds, telle l’imagerie médicale, peuvent être partagés en quelques clics, alors qu’une boîte mail classique ne pourrait pas les prendre en charge. Le partage, bien sûr, est modulable selon vos souhaits. Ainsi, vous pouvez rendre accessibles les documents nécessaires à ceux de vos collaborateurs qui travaillent sur un même projet.

Chacun se verra accorder des droits d’accès selon la place qu’il occupe dans le projet : manager, contributeur… Vous pouvez même définir un profil de lecteur, qui aura accès aux documents en lecture seule.

Vos patients peuvent ainsi consulter leurs résultats d’examens très facilement. Inutile, pour cela, qu’ils créent un compte WeDrop. Il suffit simplement de leur partager un lien protégé par mot de passe. Vous pouvez en effet créer des liens, les interrompre, les réactiver…

Un outil de travail collaboratif

Outre le stockage et le partage, WeDrop permet de mettre en œuvre un véritable travail collaboratif pour les professionnels de santé.

Vous disposez d’un fil d’actualité, qui vous permet de suivre en temps réel les différentes interventions sur les fichiers et de savoir qui les opère. Vous pouvez bien sûr intervenir vous-même et même commenter les fichiers. Recevez une notification dès qu’une mise à jour intervient, que quelqu’un poste un commentaire ou ajoute un nouveau document au projet.

Pour animer les projets, vous pouvez commenter les divers éléments du dossier et répondre aux commentaires de vos collaborateurs. Vous avez également la possibilité de leur envoyer des notifications collectives ou individuelles.

Une interface personnalisée pour les professionnels de santé

Afin d’offrir à vos patients, vos collaborateurs et vos partenaires, un environnement clairement identifiable, WeDrop vous propose de personnaliser votre plateforme. Elle pourra arborer les couleurs de votre entreprise. Vos mails porteront votre logo en en-tête. Vos liens de partage comporteront le nom de votre société. La page de connexion à votre site affichera votre identité visuelle, et l’URL comportera votre nom, sur un modèle de type moncabinet.wedrop.com.

Ainsi, grâce à WeDrop, vous pourrez très facilement mettre en place un espace patients arborant les couleurs de votre cabinet.

Administration des utilisateurs et des accès

Pour cela, vous pouvez créer très facilement des comptes utilisateurs paramétrés pour chacun : patient, collaborateur, partenaire… La console d’administration complète et ergonomique de WeDrop vous permet de définir les droits de chacun des professionnels de santé, de créer un accès, de le suspendre, le modifier… Vous pouvez accorder des droits ou les révoquer de manière individuelle ou collective, en fonction des groupes que vous aurez créés.

Par ailleurs, la console d’administration permet d’accéder aux options techniques et fonctionnelles de votre plateforme. Vous pouvez définir des paramètres de sécurité en matière de cryptage, dispositif antiviral ou checksum. Les fonctionnalités de type organisation, lecture des fichiers et autres sont également paramétrables. Enfin, c’est vous qui décidez de la taille de votre espace de stockage, du nombre maximum d’utilisateurs que vous souhaitez, du poids des fichiers que vous pouvez transférer.

La plateforme WeDrop, sécurisée et conforme à une utilisation par les professionnels de santé, bénéficie d’une analyse antivirale intégrale afin de parer toute attaque. Vos données sont intégralement hébergées en France.

La révolution numérique a radicalement modifié notre manière de travailler. En quelques années, nous sommes passés d’une unité de lieu, de temps et d’action à une souplesse inédite. Au triplé bureau, journée de travail, casier de dossiers a succédé un concept multiforme, basé sur la mobilité, la dématérialisation et l’accès illimité. De plus, nous échangeons continuellement une quantité croissante de données. Comment pouvons-nous dès lors, au sein de nos structures de santé, concilier la multiplication et l’élargissement des interactions ? Comment échanger nos données de manière sûre et efficace ?

Travailler autrement

Les entreprises de santé sont concernées, comme les autres, par cette mutation du travail. Leurs salariés, et singulièrement ceux qui occupent des fonctions administratives, ne passent plus leurs journées au bureau devant le même ordinateur. Nombreux sont ceux qui choisissent le télétravail, phénomène amplifié par la crise sanitaire. Les dirigeants d’entreprise savent désormais les avantages qu’ils peuvent tirer de cette situation nouvelle. Le télétravail permet, bien sûr, de lutter efficacement contre la pandémie, surtout au sein des structures de santé où le virus est susceptible de circuler. En ces temps d’intense investissement des professionnels de santé, cette précaution s’impose ici plus qu’ailleurs. Mais les avantages du télétravail ne sont pas liés au seul Covid-19. Il permet aussi une gestion souple des ressources humaines. Les salariés, épargnés par les problématiques de transport, sont plus disponibles.

De plus, la continuité du travail est assurée en toutes circonstances. Les salariés apprécient le télétravail, qui facilite la gestion de leur quotidien. Il allège aussi les horaires la journée en éliminant la problématique du transport. Par ailleurs, le télétravail met en valeur leur capacité à travailler de manière autonome. Plus détendu, plus serein, le travail est aussi plus productif. Outre le télétravail, les salariés peuvent sortir de l’enceinte de l’entreprise pour de multiples raisons : formation, réunions, etc.

La mobilité des salariés implique une nouvelle manière de travailler. Les supports, PC, portable, smartphone se multiplient, s’adaptant aux lieux et aux circonstances. Dès lors, comment travailler en équipe lorsque la distance nous sépare ? Ainsi, comment gérer ses dossiers depuis chez soi ou l’autre bout du pays sans transporter des tonnes de papiers, clés USB, disques durs… Sans compter qu’il faut pouvoir à tout instant retrouver n’importe quel document pour le communiquer à un patient, un collègue ou un fournisseur. Désormais, la mise en place d’un process de partage de fichiers devient incontournable.

Le partage de fichiers, une pratique incontournable pour les professionnels de santé

Il existe, bien sûr, plusieurs manières de procéder. La première d’entre elles, et également la plus ancienne, est l’utilisation d’une boîte mail. Toutefois, cette solution ne permet pas de gérer des fichiers volumineux, telle l’imagerie médicale.

La mise en place d’un intranet est également possible, mais elle offre des fonctionnalités limitées. Si elle s’avère satisfaisante au sein même de la structure médicale, elle ne permet pas de partager des documents avec des personnes extérieures. De plus, dans le cadre du télétravail, l’accès à l’intranet est très compliqué pour le salarié et nécessite l’usage d’un VPN. Or, pour les professionnels de santé, l’intérêt du partage de fichiers réside surtout dans la possibilité de partager des documents avec des personnes extérieures, collègues, laboratoires, hôpitaux et patients.

Dès lors, la meilleure solution est d’utiliser une plateforme spécialisée dans le partage de fichiers. Ces applications proposent des options de partage très larges et particulièrement performantes. Leur fonctionnement repose sur un stockage en ligne et sur des serveurs distants. Dès lors, vos documents sont disponibles à tout moment et depuis n’importe quel point d’accès internet. Vos collaborateurs peuvent les consulter et les partager grâce à l’application, qu’ils soient sur PC ou tablette, qu’ils utilisent Android ou Mac OS. Avantage majeur, ce système permet de partager très simplement un document avec une personne extérieure. Ainsi, vous pouvez communiquer des résultats à vos patients ou à vos collègues et alimenter un espace patient.

Dans ce domaine innovant, l’offre de service est vaste. Il ne faut pas s’y tromper. Au moment de choisir votre plateforme de partage de fichiers, vous devez penser sécurité et ergonomie.

Trois façons de partage de fichiers avec WeDrop Santé

La plateforme de partage de documents WeDrop répond aux normes les plus exigeantes en matière de sécurité des données de santé. Elle est certifiée ISO27001 HDS, norme propre aux hébergeurs de données de santé. Vous pouvez donc, en toute tranquillité, partager vos fichiers de trois manières différentes.

• La première, rapide et efficace est l’envoi par mail. Elle s’applique uniquement aux fichiers de faible volume.
• La seconde est l’invitation. Elle vous permet d’inviter des personnes à accéder à tout ou partie de vos dossiers stockés en ligne. Pour chaque invité, vous pouvez définir un statut et des droits grâce à l’interface de gestion : manager, contributeur, lecteur. Grâce à un login et un mot de passe, votre interlocuteur va pouvoir se connecter et consulter les répertoires ou fichiers que vous lui ouvrez. Il peut, selon ses droits, modifier ou transférer ces fichiers. Le statut de lecteur permet une simple consultation des documents. C’est un outil idéal pour communiquer des résultats médicaux à un patient. Les statuts sont modifiables à tout moment.
• Enfin, vous pouvez utiliser l’accès par permalien. Il vous suffit pour cela d’envoyer un lien à votre interlocuteur. Ce lien peut être public ou protégé par un mot de passe. Vous pouvez à votre convenance l’activer ou le désactiver, ou encore le supprimer.

Le partage de fichiers en ligne WeDrop est facile, très sécurisé et très pratique. Il s’adapte immédiatement à vos besoins, grâce à une console d’administration ergonomique.