Dans le domaine de la santé, le suivi de dossier est crucial. Pour chaque patient, les professionnels de santé doivent pouvoir consulter l’ensemble des documents retraçant sa prise en charge. Dans cette optique, la synchronisation de fichier s’impose comme l’outil idéal pour centraliser ces informations.

La synchronisation de fichier, comment ça marche ?

La synchronisation de fichier est un processus informatique qui permet de mettre à jour automatiquement des dossiers présents dans différents espaces de stockage. Le contenu de ces espaces est donc toujours identique, sans qu’il soit besoin d’intervenir. Ainsi, les différents utilisateurs du dossier auront en permanence la même version des documents à disposition. Modifications, ajouts, suppressions se reportent sur le dossier. Celui-ci est disponible à partir de tous les appareils connectés au logiciel de synchronisation.

Comment maintenir les fichiers synchronisés en temps réel ?

La synchronisation de fichiers peut s’opérer de deux manières. Sa mise en œuvre peut passer par l’utilisation d’un logiciel de synchronisation, reliant un ou plusieurs ordinateurs au moyen d’un réseau privé ou d’internet. Chacun possède alors son propre espace de stockage. Il est synchronisé avec les autres au fur et à mesure des modifications. Ainsi, un téléchargement opéré par une secrétaire médicale dans son espace de stockage apparaîtra immédiatement dans le dossier adéquat sur l’ordinateur du médecin. La seconde solution consiste à utiliser une application de synchronisation, doublée d’un espace de stockage en ligne. Pour accéder à cet espace, il suffit d’avoir téléchargé l’application et d’être connecté à internet. L’accès au dossier peut se faire à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Il suffit de disposer d’un compte utilisateur et d’un mot de passe.

Une gestion plus efficace pour les professions de santé

Pour poser le bon diagnostic ou informer correctement un patient, il importe de pouvoir consulter à tout moment l’ensemble des éléments d’un dossier médical. La synchronisation de fichier représente en la matière un gain de temps considérable.

À tout moment, le praticien peut avoir accès aux derniers bilans et examens du patient, et les comparer facilement avec les documents plus anciens. Cette centralisation représente un réel gain d’efficacité, tant dans votre pratique professionnelle que dans la gestion administrative de votre structure de santé. Le médecin peut immédiatement consulter tout document dont il aurait besoin, sans passer par le secrétariat médical. Le secrétariat peut, de son côté, gérer efficacement le dossier administratif et médical du client.

Par ailleurs, la synchronisation de fichier représente un atout majeur en matière de sécurité. Cet élément est très important, car dans le domaine de la santé, la confidentialité et la sécurisation des informations sont cruciales. Or les dossiers sauvegardés se trouvent de fait à l’abri d’un problème matériel ou informatique sur l’un des appareils utilisés. De plus, il est possible de sécuriser l’espace de stockage au moyen de différents protocoles d’accès. Enfin, des sauvegardes régulières, programmées selon vos besoins, vous garantiront contre toute perte définitive de documents.

Comment choisir son logiciel de synchronisation de fichier ?

Il existe, sur le marché, de très nombreuses offres de logiciels de synchronisation de fichier. Cependant, les services qu’elles offrent ne se valent pas tous. C’est pourquoi, avant de choisir le vôtre, il vous faut envisager leurs différents avantages et inconvénients.

Dans un premier temps, il faut bien sûr considérer les critères s’appliquant à tous les logiciels. Coût, rapidité, ergonomie, compatibilité, fiabilité sont bien sûr très importants. Il existe toutefois des exigences plus spécifiques. Parmi celles-ci, la capacité de stockage proposée doit correspondre à vos besoins. Les protocoles de sécurité proposée doivent également correspondre aux exigences de confidentialité, très importantes dans le domaine de la santé.

De plus, tous les logiciels ne proposent pas des capacités collaboratives étendues. Il faut donc bien s’assurer du nombre de comptes utilisateurs autorisé, ainsi que du nombre de comptes invité. Ceux-ci peuvent en effet permettre à vos patients de consulter leurs documents. Les options de partages étendues sont également intéressantes. Elles permettent de partager un fichier ou un dossier, avec ou sans autorisation de modification. Enfin, l’interface administrateur doit offrir une prise en main facile, intuitive et riche en possibilités.

WeDrop santé, la solution DropCloud pour les professionnels

L’application WeDrop santé de DropCloud est une solution simple et efficace de synchronisation de fichiers, spécialement conçue pour les professionnels de santé. Tous les fichiers partagés sont consultables en ligne, vous n’avez pas besoin de les télécharger. Vous pouvez y avoir accès à partir de n’importe quel appareil si vous disposez d’un compte utilisateur ou d’un compte invité. Vous pouvez également éditer des liens de partage, et interrompre ou réactiver ce lien à tout moment.

WeDrop santé offre également la possibilité de personnaliser votre interface et d’y associer un nom de domaine. Logo, couleur, charte graphique, votre WeDrop santé porte l’identité visuelle de votre entreprise. De plus, WeDrop vous offre la possibilité de créer votre propre espace patient, également personnalisable. Il permettra à vos patients d’obtenir rapidement, sans se déplacer, résultats, ordonnances et comptes-rendus.

Par ailleurs, la console d’administration est simple et ergonomique. Elle permet de gérer efficacement les comptes utilisateurs et les comptes des patients. Vous pouvez également régler les paramètres de votre WeDrop santé en fonction de vos besoins, et l’adapter à vos exigences de sécurité. Vous bénéficiez de plus d’une connexion sécurisée SSl 128 bits et d’un support technique par téléphone et par mail. WeDrop santé représente donc une solution complète de synchronisation et de partage de fichiers pour les professionnels de santé.

La santé, c’est la proximité ! Comment peut-on exercer ce métier sans contact avec le patient ? Cette certitude bien ancrée dans nos mentalités s’est écroulée avec la pandémie de coronavirus. Désormais, le télétravail n’est plus un choix, mais une nécessité. Mais comment soigner à distance ? L’usage croissant des téléconsultations nous a permis de comprendre que, dans certaines circonstances, cette option était envisageable.

Et puis, dans une structure de santé, tous les métiers ne requièrent pas une présence sur site. On pense, bien sûr, aux filières administratives ou informatiques. Mais comme le démontre l’expérience menée au Centre Henri Becquerel de Rouen, les professionnels de santé peuvent eux aussi accomplir une partie de leurs tâches en télétravail. Outre la téléconsultation, l’étude de dossiers et la rédaction de comptes rendus peuvent être effectuées depuis chez soi.

Le télétravail, souplesse et qualité de vie

Si la pandémie a fait du télétravail une obligation pour certains, l’expérience en a conquis beaucoup. Cette pratique concerne encore aujourd’hui 31 % des salariés. Or, ceux-ci se montrent plutôt satisfaits. Ils sont plus de 7 sur 10 à apprécier le télétravail. Côté managers, 67 % d’entre eux y sont favorables.

Pourtant, historiquement, le télétravail a rencontré bien des réticences. Les managers craignaient en effet de perdre le contrôle sur le travail de leurs salariés. Ceux-ci, de leur côté, redoutaient que le travail n’empiète trop sur leur vie privée. Or le bilan est finalement très positif. Les salariés apprécient l’autonomie dont ils jouissent. Ils se sentent plus responsables et plus impliqués. Leur rythme de travail est également plus souple, et s’adapte à leurs contraintes personnelles et familiales. De plus, le stress des transports et du temps de trajet a disparu. Ils ont davantage de temps pour eux et pour leurs proches. Enfin, ils font des économies, notamment sur leur repas de midi.

Les managers soulignent eux aussi les intérêts du télétravail. La qualité de vie dont jouissent les professionnels et leur plus grande autonomie améliorent leur productivité. Ils sont moins sujets aux retards et à l’absentéisme. Pour l’organisme, le télétravail s’avère également économique. Locaux, frais fixes, frais de déplacement, ces coûts peuvent être significativement réduits.

Le télétravail n’est bien sûr pas transposable à toutes les situations. Certains salariés ne l’apprécient pas, et certains métiers ne le permettent pas. Néanmoins, il confère aux entreprises, y compris aux structures de santé, une très grande souplesse et une meilleure réactivité. La crise du coronavirus l’a amplement prouvé.

 

Les structures de santé et le télétravail : des inégalités persistantes

Pourtant, les professionnels de santé sont inégalement prêts à mettre en œuvre le télétravail. Certaines PME et TPE perçoivent ce changement comme insurmontable, car il implique un changement de culture, notamment dans deux domaines ; le management et le digital.

Les pratiques managériales doivent en effet acquérir une certaine souplesse avec les professionnels de santé en télétravail. Le contrôle n’est plus physique, l’accent est mis sur l’autonomie et la confiance. Mieux vaut choisir de pratiquer le management par objectif. Pour certains établissements, cela représente un changement culturel profond, tandis que d’autres ont déjà intégré ces règles. Il faut également prévoir, bien sûr, de former les soignants aux règles du télétravail : sécurité, confidentialité, usage des outils numériques.

C’est d’ailleurs dans ce dernier domaine que les inégalités entre structures sont les plus importantes. Car si certaines sont déjà dotées des applications les plus performantes, d’autres sont encore en phase de transition numérique. Or, le télétravail passe par la nécessaire digitalisation des pratiques, qui doit être mise en œuvre avec les plus grandes précautions. Les données de santé sont en effet des données sensibles, dont la protection est une obligation légale pour les professionnels.

L’équipement des salariés en appareils nomade est une priorité. Mieux vaut éviter, en effet, qu’ils utilisent leurs propres équipements, généralement peu sûrs. Tous doivent également s’assurer de disposer d’une connexion suffisante et sécurisée. Enfin, l’organisme de santé doit mettre en place une solution de partage sécurisée des dossiers à traiter par les soignants en télétravail. Cette dernière exigence implique une politique de numérisation et de digitalisation complète des données. Dans le respect, bien sûr de la sécurité et du secret professionnel.

Si ces démarches semblent complexes, il existe des solutions simples et sûres pour mettre en place un vrai travail collaboratif à distance au sein des établissements de santé.

 

Le partage de fichiers WeDrop santé pour le télétravail

WeDrop vous propose un ensemble de services performants et sécurisé pour vos salariés en télétravail. Avec WeDrop, stockez, sauvegardez et partagez vos fichiers en ligne en toute sécurité. Notre application prend en charge même vos fichiers les plus lourds, telle l’imagerie médicale. Ils seront ainsi accessibles depuis n’importe quel lieu pour vos salariés en télétravail. Par ailleurs, ses diverses fonctionnalités permettent un suivi en temps réel des modifications et le partage de commentaires.

La gestion de l’outil WeDrop est d’ailleurs très intuitive, et permet à l’administrateur de l’adapter à chacun. Les droits des différents intervenants sont définis au préalable : accès, droit de modification ou simple consultation. Cette fonctionnalité vous permet d’ailleurs de créer un espace patient, où chacun pourra consulter ses résultats d’examens, comptes rendus, ordonnances etc. Il pourra être personnalisé aux couleurs de votre entreprise, constituant un lieu numérique propre.

Et bien sûr, WeDrop, certifié ISO 27001-HDS, garantit la sécurité de vos données de santé.